News Feeds:

Учет наличных денег

Очень часто у предпринимателей возникает вопрос: как предпринимателю нужно оформлять операции с наличными денежными средствами? Однозначного ответа на это вопрос нет. Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержден­ный решением Совета директоров Центрального Банка РФ от 22 сентября 1993 года № 40, касается только юридических лиц. НА индивидуальных предпринимателей этот порядок не распространяется. Поэтому предприниматель может не оформлять приходных и расходных кассовых ордеров и не ве­сти Кассовую книгу. Это не будет являться нарушением и ни­какой ответственности за это предпринимателю не грозит.

В то же время предприниматель должен подтверждать выполнение хозяйственных операций, связанных с осуще­ствлением предпринимательской деятельности, первичными учетными документами. Если предприниматель не составля­ет ни приходных, ни расходных кассовых документов, то на основании каких документов он должен отражать поступле­ние наличных денежных средств или их расходование?

На са­мом деле все очень просто.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомст­венными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госком­статом Российской Федерации по согласованию с Централь­ным банком Российской Федерации и Министерством фи­нансов Российской Федерации.

Так, Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 го­да № 88 утверждены унифицированные формы первичной учет­ной документации по учету кассовых операций, по учету резуль­татов инвентаризации (далее по тексту Постановление № 88).

При оформлении приема или выдачи денежных средств из кассы, необходимо использовать в работе именно формы приходных (форма № КО-1) и расходных (форма № КО-2) кассовых ордеров, утвержденных Постановлением № 88.

Для обобщения информации о наличии и движении де­нежных средств в кассах используется счет 50 «Касса».

К счету 50 «Касса» в соответствии с Планом счетов могут быть открыты субсчета:

• 50-1 «Касса организации»,
• 50-2 «Операционная касса»,
• 50-3 «Денежные документы» и др.

Счет 50 «Касса» - счет активный. Следовательно, увеличение денежных средств в кассе (поступление средств в кассу) отража­ется по дебету счета, уменьшение (выдача) по кредиту счета.

Если с просто кассой все понятно, то понятие «операци­онная касса» и «денежные документы» требует пояснения.

Операционная касса - это касса, открываемая по необхо­димости. Операционные кассы могут открываться в товарных конторах (пристанях), на эксплуатационных участках, оста­новочных пунктах, на речных переправах, на судах, в билет­ных и багажных кассах портов (пристаней), на вокзалах, кас­сах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п.

Под денежными документами понимаются следующие документы: почтовые марки, марки государственной пошли­ны, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие де­нежные документы. Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

Прием наличных денег кассами предприятий произво­дится по приходным кассовым ордерам (форма № КО-1) (да­лее по тексту ПКО), подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. Также приходный кассовый ор­дер подписывает кассир.

Приходный кассовый ордер в отношении наличия подпи­сей считается правильно оформленным, соответственно, не вызывающим нареканий со стороны проверяющих, если со­держит две росписи (главного бухгалтера или лица, его заме­няющего, и кассира).

О приеме денег выдается квитанция к приходному кассо­вому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штам­пом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Например, подотчетное лицо сдает неиспользованную подотчетную сумму в кассу предприятия. Как ему доказать впоследствии, что деньги он действительно сдал, а не растра­тил? Таким подтверждением будет служить оторванная от са­мого приходного кассового ордера квитанция.

Говоря о приходном кассовом ордере, мы тем самым гово­рим о поступлении денежных средств. Следовательно, счет 50 «Касса» будет дебетоваться. Счет, корреспондирующий со счетом 50, будет отражаться в соответствующей графе при­ходного кассового ордера.

Поступление денежных средств в кассу предприятия бу­дет отражаться по ДЕБЕТУ счета 50 «Касса» в следующей корреспонденции счетов:

Хозяйственная операция

Кредит

Сняты в кассу денежные средства с расчетного счета

51 «Расчетные счета»

Поступили в кассу денежные средства с валютного счета

52 «Валютные счета»

Поступили в кассу денежные средства со специальных счетов в банке

55 «Специальные счета в банках»

Получены от поставщиков денежные средства в кассу (например, возврат излишне выплаченной суммы)

60 «Расчеты с поставщи­ками и подрядчиками»

Получены в кассу денежные средства от покупателей. Данная кор­респонденция применяется в случае осуществления расчетов с покупателями кроме расчетов при розничной торговле. В этом случае аналитика расчетов ведется по каждому покупателю - Иванову, Петрову, ООО «Пересвет» и т.д.

62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Получен в кассу предприятия краткосрочный кредит или займ

66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»

Получен в кассу предприятия долгосрочный кредит или займ

67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»

Возвращены в кассу суммы излишне выплаченной зарплаты, напри­мер, при увольнении работника. Планом счетов данная корреспон­денция счетов в качестве типовой проводки не предусмотрена, но, на наш взгляд, использование ее не будет являться ошибкой

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Возвращены в кассу предприятия неиспользованные подотчетным лицом денежные средства

71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Внесены в кассу предприятия денежные средства работниками в счет расчетов по прочим операциям

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Хозяйственная операция

Кредит

Внесены денежные средства в кассу учредителями

75 «Расчеты с учредителями»

Получены денежные средства в кассу предприятия по расчетам с разными дебиторами и кредиторами

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

Оприходована в кассу предприятия торговая выручка. Счет 90 «Продажи» применяется при осуществлении обезличенных расче­тов. Например, розничному торговому предприятию вовсе не обя­зательно знать, на какую сумму купил товаров один покупатель или другой. Интересует лишь сумма поступивших средств. Если необходим учет расчетов по каждому конкретному лицу, то при­меняется счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

90 «Продажи»

Оприходованы в кассу денежные средства, полученные по опера­циям, связанным с извлечением прочих доходов. Например, оприхо­дован излишек денежных средств, выявленных в ходе ревизии кассы. Или оприходована выручка от реализации прочих активов и т.п.

91 «Прочие доходы и расходы»

Оприходованы в кассу доходы, полученные в связи с чрезвычай­ными обстоятельствами.
Поясним, что под чрезвычайными доходами понимаются поступ­ления, возникающие как последствия чрезвычайных обстоятельств хозяйственной деятельности (стихийного бедствия, пожара, ава­рии, национализации и т.п.): страховое возмещение, стоимость материальных ценностей, остающихся от списания непригодных к восстановлению и дальнейшему использованию активов, и т.п.

91 «Прочие доходы и расходы»

И др.

Выдача наличных денег из касс предприятий произво­дится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штам­па с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, глав­ным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномо­ченными. Также расходный кассовый ордер подписывает кассир и, конечно, лицо, получающее денежные суммы.
Расходный кассовый ордер в отношении наличия подпи­сей считается правильно оформленным, соответственно не вызывающим нареканий со стороны проверяющих, если со­держит четыре росписи (руководителя, главного бухгалтера или лиц, их заменяющих, кассира и лица, получающего деньги).
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассо­вым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, под­пись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.
Разовые выплаты (выдача под отчет, аванса отдельному работнику, оплата поставщику и т.д.) обычно оформляется расходным кассовым ордером. Если производится массовая выплата (например, заработной платы, стипендий, пособий по социальному страхованию), то выдача может оформляться платежными (расчетно-платежными) ведомостями без со­ставления расходного кассового ордера на каждого получате­ля. Платежная ведомость (форма № Т-53) утверждена Поста­новлением Государственного комитета РФ по статистике от 6 апреля 2001 года № 26. В этом случае на титульном (заглав­ном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости дела­ется разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных.
Впрочем, многие бухгалтеры дальновидно даже массовые выплаты оформляют отдельными расходными кассовыми ор­дерами, а не платежными ведомостями. Такое усложнение работы окупается в дальнейшем. Выдача той же заработной платы по расходным кассовым ордерам, когда работники не видят суммы, полученные другими работниками, позволяет избежать склок, скандалов, постоянных претензий и выясне­ний типа «работаем одинаково, а почему зарплата у него на 10 руб. больше».
Выдавая деньги по расходным кассовым ордерам или за­меняющим их документам отдельному лицу, кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наимено­вание и номер документа, кем и когда он выдан и следит, что­бы получатель поставил дату и расписался. Если вместо рас­ходного кассового ордера составлена платежная ведомость на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъ­являют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных доку­ментов. Однако в последнем случае запись о данных докумен­та, удостоверяющего личность, на денежном документе, заме­няющем кассовый расходный ордер, не производится.

ПРИМЕР

Приведем образец заполнения платежной ведомости.

Кассиру не обязательно производить выдачу денег только по предъявлении паспорта. Своим работникам деньги можно выдать по удостоверению, выданному данным работодателем, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформлен­ной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По до­веренности». Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

По истечении установленных сроков оплаты труда, вы­платы пособий по социальному страхованию кассир должен:

• в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
• составить реестр депонированных сумм;
• в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по пла­тежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведо­мости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомос­ти выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчи­ком по одной ведомости запрещается;
• записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассо­вый ордер №_______________ ».

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Говоря о расходном кассовом ордере, мы тем самым гово­рим о выдаче (расходовании) денежных средств. Следова­тельно, счет 50 «Касса» будет кредитоваться. Счет, корреспон­дирующий со счетом 50, будет отражаться в соответствующей графе приходного кассового ордера.
Поступление денежных средств в кассу будет отражаться по КРЕДИТУ счета 50 «Касса» в следующей корреспонден­ции счетов:

Хозяйственная операция

Дебет

Сданы денежные средства на расчетный счет

51 «Расчетные счета»

Сданы денежные средства на валютный счет

52 «Валютные счета»

Сданы денежные средства на специальные счета в банке

55 «Специальные счета в банках»

Переданы деньги инкассатору для отправки в банк

57 «Переводы в пути»

Произведена оплата поставщику из кассы предприятия

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Выплачены из кассы покупателю денежные средства. Такая выплата может быть произведена в случае возврата покупа­телю излишне полученной суммы.

62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Произведено погашение краткосрочного кредита или займа

66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»

Произведено погашение долгосрочного кредита или займа

67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»

Выплачена из кассы заработная плата

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Выданы из кассы под отчет денежные средства

71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Выплачены из кассы предприятия денежные средства работ­никам в счет расчетов по прочим операциям

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Выплачены денежные средства по расчетам с учредителями

75 «Расчеты с учредителями»

Выплачены денежные средства из кассы предприятия по расчетам с разными дебиторами и кредиторами

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

Выплачены денежные средства по прочим операциям, не связанным непосредственно с основной деятельностью. На­пример, выплачена из кассы предприятия сумма штрафа за нарушение условий договора.

91 «Прочие доходы и расходы»

Хозяйственная операция

Дебет

Выявлена недостача денежных средств при инвентаризации кассы

94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

И др.

При работе с кассовыми документами необходимо обра­щать внимание на то, чтобы:

1. приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а так­же расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернила­ми, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства;
2. в наличии должны быть все разрешительные подписи, предусмотренные формой документов. Причем подписи должны быть не любые, а подлинные подписи лиц, имеющих право подписывать такие документы;
3. в приходных и расходных кассовых ордерах указывает­ся основание для их составления и перечисляются прилагае­мые к ним документы. Если в расходном кассовом ордере или приходном кассовом ордере указаны прилагаемые докумен­ты, то эти документы должны быть в наличии;
4. выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается;
5. прием и выдача денег по кассовым ордерам может про­изводиться только в день их составления;
6. расписка в получении денег может быть сделана полу­чателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (рас- четно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается;
7. выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заме­няющем его документе, в оправдание остатка наличных де­нег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, находящиеся в кассе, но не подтвержденные приходными кассовыми орде­рами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия;
8. сумма прописью должна начинаться с большой буквы и с начала строки, что позволит избежать злоупотреблений кас­сира. Ведь в ряде случаев достаточно легко, например, «одну тысячу двести рублей» превратить в «Двадцать одну тысячу двести рублей»;
9. приходные и расходные кассовые ордера или заменяю­щие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы наряду с самими приходными кассовыми ордера­ми и расходными кассовыми ордерами погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). На многих предприятиях, согласно логике на приход­ных документах ставят штамп «Получено», а на расходных документах штамп «Оплачено». На наш взгляд, это не являет­ся фактическим нарушением требований порядка кассовых операций, хотя формально нарушение есть. Ведь, согласно Порядку ведения кассовых операций должен стоять штамм «Оплачено». В результате некоторые проверяющие - привер­женцы формализма пишут замечания. Поэтому, не хотите да­же небольшой проблемы - ставьте штампик «Оплачено». Хо­телось бы вкратце пояснить, собственно, для каких целей не­обходим этот штампик. Представим такую ситуацию. Работ­ник пишет заявление с просьбой оказать ему материальную помощь. Его просьба находит отзыв в душе руководителя, и работник получает, например, 5000 руб. материальной помо­щи. Кассир подшивает данный документ к кассе, однако штамп «Оплачено» не ставит. Этот дает работнику не очень моральную (но мы сейчас говорим о возможностях, а не о мо­рали) возможность, если это заявление вновь окажется в его руках, получить эти 5000 руб. еще раз, подделав даты и выдав этот документ за новое заявление. Наличие штампа «Оплаче­но» автоматически исключит возможность такой аферы, т.к. будет наглядно видно, что деньги по данному заявлению уже были выплачены.

Но в соответствии с требованиями Порядка ведения кас­совых операций мало оформить поступление и выдачу денеж­ных средств приходным кассовым ордером и расходным кас­совым ордером. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистриру­ются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и рас­ходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомос­тях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.
Заметим, что требование о ведении журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и заменяющих их документов часто не выполняется в ходе практической дея­тельности. В то же время ведение такого журнала обеспечива­ет выполнение мер дополнительного контроля за движением денежных средств. Несомненно, что ведение данных журналов вручную приносит дополнительные хлопоты бухгалтеру.

Хотя, если бухгалтерия ведется в автоматизированной программе компьютерного учета, то рассматриваемые журналы формиру­ются автоматически без дополнительных трудозатрат.

Так, в программе 1С (конфигурация «Бухгалтерский учет») для этого необходимо зайти в следующие меню:

Журналы ----------> Касса ---------> Реестр

Затем в журнале «Реестр документов» можно выбрать не­обходимые настройки (меню «Настройки»).
Но и на этом обязанности по ведению кассы не заканчи­ваются. Кассир должен все поступление и расходование де­нежных средств учесть в кассовой книге. В соответствии с требованиями Порядка ведения кассовых операций кассовая книга должна быть на предприятии только одна. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Кто-то, кто слышал о таком документе, как отчет касси­ра, спросит: «А отчет кассира - это что, какой-то другой до­кумент?».
Поясним, что записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземп­лярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. То есть это тот же самый документ, но называемый отчетом кассира. А первые экземпляры листов ос­таются в кассовой книге и представляют собой собственно кас­совую книгу. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Если учет ведется на компьютере, то отчет кассира ничем не будет отличаться от кассовой книги, раз­ве что название будет «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира». В последнем за каждый месяц «Вкладном листе кас­совой книги», сформированном на компьютере, должно автома­тически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последнем за календарный год - общее коли­чество листов кассовой книги за год.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце ра­бочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выво­дит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бух­галтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (ко­пию записей в кассовой книге за день) с приходными и расход­ными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприя­тия или лица, его заменяющего.

Контроль за правильным ведением кассовой книги воз­лагается на главного бухгалтера предприятия.

Получая наличные деньги в оплату за проданный товар, предприниматель пробьет кассовый чек на ККМ, и зафикси­рует поступление выручки в Книге учета доходов и расходов. Причем согласно Закону о ККТ пробивать кассовый чек ему необходимо как при расчетах с физическими лицами, инди­видуальными предпринимателями, так и при расчетах с орга­низациями. На основании показаний контрольно-кассовой техники предприниматель будет вести учет своих доходов, по­лученных наличными денежными средствами.

Другие поступления наличных денег для предпринимате­ля не являются его доходами от предпринимательской дея­тельности, пробивать их по кассе не нужно, следовательно, и отражать в Книге учета доходов и расходов не надо.

Оплачивая те или иные расходы наличными деньгами, предприниматель получит от продавца товаров, работ, услуг документ, подтверждающий факт оплаты: чек ККМ, корешок к приходному кассовому ордеру, товарный чек и др.

Перечисленные документы и будут являться теми пер­вичными учетными документами, которые необходимы для отражения расходных операций в Книге учета доходов и рас­ходов. А выписывать расходный ордер при этом ему совсем не обязательно.

Заработная плата, которая начисляется сотрудникам ин­дивидуального предпринимателя, выдается на основании пя­того раздела Книги учета доходов и расходов. В Таблице № 5 сотрудники расписываются в получении начисленных де­нежных сумм. Следовательно, отдельную платежную ведо­мость на выдачу заработной платы предприниматель оформ­лять не должен.

Такой порядок предпринимателю удобен в том случае, ес­ли он сам выполняет обязанности кассира, самостоятельно получает и расходует наличные денежные средства.

Если предприниматель загружен другой работой, то он может переложить обязанности кассира на наемного ра­ботника.

Доверяя свое имущество наемному работнику, предпри­ниматель возлагает на него материальную ответственность за переданные ему ценности. Материальная ответственность мо­жет быть возложена на работника при наличии следующих условий:

1. имуществу предпринимателя нанесен действительный ущерб;
2. имеет место противоправное поведение работника;
3. вина работника установлена;
4. между противоправным поведением работника, его виной и ущербом, возникшим у предпринимателя, сущест­вует связь.

Действительный ущерб выражается в реальном умень­шении имущества работодателя или в ухудшении имущества, а также в необходимости для работодателя произвести затра­ты либо излишние выплаты на приобретение или восстанов­ление имущества.

Материальная ответственность не накладывается на ра­ботника, если ущерб причинен вследствие действия непре­одолимой силы, нормального хозяйственного риска или крайней необходимости. Также сотрудник не будет возме­щать ущерб, если предприниматель не обеспечил условия для хранения имущества.

Перечень случаев, когда работник может быть привлечен к полной материальной ответственности, приведен в статье 243 Трудового кодекса РФ. Это случаи, когда:

1. полная материальная ответственность возложена на со­трудника Трудовым кодексом РФ или другим законом;
2. выявлена недостача ценностей, полученных по догово­ру или доверенности;
3. ущерб причинен умышленно;
4. ущерб причинен в состоянии алкогольного, наркотиче­ского или токсического опьянения;
5. ущерб причинен в результате преступных действий или административного проступка;
6. сотрудник разгласил служебную или коммерческую тайну;
7. ущерб причинен не при исполнении трудовых обязан­ностей.

В перечисленных выше случаях работник обязан возмес­тить предпринимателю причиненный ущерб в полном разме­ре, а также ущерб, который возник у него из-за возмещения вреда третьим лицам.

При этом предприниматель не имеет права на возмещение со стороны работника неполученных доходов (упущенной вы­годы) и должен доказать вину работника в причинении ущерба.

Категории работников, с которыми могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственнос­ти, приведены в постановлении Минтруда России от 31 дека­бря 2002 г. № 85. К ним относятся:

1. работники, которые имеют дело с наличными деньгами (кассиры, контролеры и контролеры-кассиры и другие ра­ботники);
2. работники, осуществляющие получение, заготовку, хранение, учет, выдачу, транспортировку материальных цен­ностей (заведующие складов, ломбардов, камер хранения, а также кладовщики, кастелянши, агенты по заготовке или снабжению, экспедиторы и другие);
3. работники торговли (продавцы, товароведы), обществен­ного питания, бытового обслуживания, гостиниц; начальники строительных и монтажных цехов (мастера и бригадиры).

Кроме того, в постановлении Минтруда № 85 указаны пе­речни работ, при выполнении которых работодатель должен заключать договоры о полной индивидуальной, а также о полной коллективной материальной ответственности.

Обратите внимание: работники до 18 лет не несут ответст­венности за недостачу ценностей, которые им были переданы на основании договора о полной материальной ответственно­сти. Поэтому заключать с ними такие договоры не имеет ни­какого смысла.

Кроме того, договоры о полной индивидуальной матери­альной ответственности, заключенные с работниками, не ука­занными в ПостановленииМинтруда РФ № 85, не имеют юридической силы.

Договор о полной материальной ответственности являет­ся дополнительным по отношению к трудовому договору. По­этому в трудовом договоре необходимо указать, что с работни­ком будет заключен договор о материальной ответственности. Договор составляется в двух экземплярах в произвольной форме на основе типовой формы Договора о полной индиви­дуальной материальной ответственности, приведенной в

Приложении № 2 к Постановлению Минтруда № 85.

Один экземпляр договора передается работнику, другой - остается у предпринимателя.

Таким образом, если с кассиром заключен договор о пол­ной индивидуальной материальной ответственности, то сум­му недостачи наличных денег в кассе можно взыскать с него в полном объеме. Для учета указанных документов индивиду­альный предприниматель может самостоятельно разработать Журнал учета денежных документов.

В кассе предпринимателя могут храниться не только наличные деньги, но и денежные документы, например почтовые марки, оплаченные авиабилеты, проездные до­кументы.

Чтобы контролировать сохранность наличных денежных средств, предпринимателю целесообразно вести их учет с ис­пользованием первичных документов по учету кассовых опе­раций в том же порядке, в котором его ведут организации. Никаких ограничений и запретов в этом вопросе для пред­принимателя не установлено.

Согласно постановлению Госкомстата России от 18 авгу­ста 1998 г. № 88 первичными учетными документами по уче­ту кассовых операций являются:

1. Приходный кассовый ордер (КО-1);
2. Расходный кассовый ордер (КО-2);
3. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-3);
4. Кассовая книга (КО-4);
5. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5).

В этом постановлении содержатся указания по заполне­нию этих документов. При заполнении расходных кассовых ордеров предприниматель должен ставить свою подпись в строке «Подпись руководителя организации». Никакие ис­правления вносить в кассовые документы нельзя.