По общему правилу отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью использования ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя . Однако из этого правила есть исключения.

Исключение из правила 1. Предоставление отпуска за первый год работы (ст. 122 ТК РФ). Право на его использование возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и ранее.

До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:
• женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работникам в возрасте до 18 лет;
• работникам, усыновившим детей в возрасте до трех месяцев;
• в других случаях, предусмотренных федеральным законом.

Нужно ли принятого на работу работника включать в график отпусков или отпуск за первый год работы всегда предоставляется ему по заявлению?

Решение этого вопроса в первую очередь зависит от того, когда был принят работник. Так, если он принят в конце календарного года или в начале следующего, когда график отпусков уже утвержден работодателем, нет необходимости вносить в него изменения и дополнения.

В первом рабочем году отпуск предоставляется работнику в указанный им в заявлении период. Единственное условие - должно истечь шесть месяцев непрерывной работы у работодателя. При этом работники, которые в первом рабочем году используют отпуск не по графику отпусков, а по заявлениям, будут включены в график на следующий календарный год.

Между тем работник может быть принят на работу в другое время календарного года, задолго до утверждения графика отпусков на следующий год. В этом случае даты использования им отпуска могут быть запланированы в графике. Однако при этом следует учитывать право работника на использование отпуска в первом рабочем году в соответствии с заявлением, а не по графику. Поэтому считаем, что если такой работник обратится к работодателю с заявлением о предоставлении отпуска за первый год работы, указав в нем даты, отличные от запланированных в графике, то работодатель не сможет отказать в удовлетворении просьбы.

Обратите внимание!Особенности предоставления отпуска отдельным категориям работников -в таблице на www.pro-personal.ru

Исключение из правила 2. Отдельные категории работников имеют право использовать отпуск в удобное для них время. Это, например, работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ), граждане, награжденные знаком «Почетный донор России» (ст. 11 Закона РФ от 09.06.1993 № 5142-1 «О донорстве крови и ее компонентов»). Отпуск таких работников планируется в графике. Однако если работник обратится к работодателю с просьбой о предоставлении ему отпуска в незапланированные даты, ему нельзя будет отказать.

Исключение из правила 3. Время отпуска некоторых работников зависит от определенных факторов. Например, совместителям отпуск должен предоставляться одновременно с отпуском по основной работе (ч. 1 ст. 286 ТК РФ); мужчина может использовать отпуск в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

Даты отпусков для работников этих категорий также запланированы в графике. Но если в связи с наступлением определенных законом обстоятельств такой работник обратится с просьбой об отпуске в другое время, работодатель обязан будет выполнить просьбу и предоставить отпуск не по графику.

Исключение из правила 4. Может возникнуть и такая ситуация, когда работник по каким-то причинам желает использовать запланированный в графике отпуск не полностью, а частично. По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). При этом хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней.

Обратите внимание: часть отпуска по заявлению работника предоставляется только в том случае, если работодатель согласен на такое ис пользование отпуска. Если же стороны не достигнут соглашения по этому вопросу, отпуск будет предоставлен в соответствии с графиком (в запланированные даты и в полном объеме).

Исключение из правила 5. Наконец, стороны могут договориться о предоставлении отпуска (части отпуска) не в соответствии с графиком отпусков. Это может быть вызвано различными причинами: личные обстоятельства работника, просьба работодателя об использовании им отпуска в другие даты, поскольку этого требуют условия производства, и др.

Обратите внимание, что мы сейчас не рассматриваем ситуацию, предусмотренную ч. 3 ст. 124 ТК РФ, когда допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. Работодатель может попросить работника использовать отпуск в его текущем рабочем году, но в даты, отличные от предусмотренных в графике. Например, раньше, чем запланировано. И если работник согласится отдыхать в другое время, то отпуск будет предоставлен не по графику.

Последняя ситуация встречается на практике довольно редко. Чаще всего отпуск в даты, не запланированные в графике, предоставляется по заявлению работника.

Этап 1Получение заявления работника
о предоставлении отпуска

Итак, работник, желающий использовать отпуск в даты, отличные от запланированных в графике отпусков, обращается к работодателю с соответствующим заявлением.

Шаг 1Получаем
заявление работника

В заявлении о предоставлении отпуска работник указывает даты начала и окончания отпуска, а также его продолжительность. Если у работника есть определенные основания для использования отпуска, при наличии которых работодатель не может отказать в его предоставлении в указанные даты, их также необходимо привести в заявлении.

Например, в соответствии с ч. 4 ст. 123 ТК РФ по желанию мужа ежегодный отпуск предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам. Значит, получив соответствующее заявление, работодатель обязан предоставить отпуск в те даты, о которых просит работник.

Шаг 2Регистрируем
заявление

Заявление работника о предоставлении отпуска должно быть надлежащим образом зарегистрировано в специальной учетной форме, разработанной для регистрации внутренних документов, например в Журнале регистрации заявлений работников.

Заявление регистрируется в день поступления. Присвоенный регистрационный номер проставляется на заявлении.

Шаг 3Направляем заявление
руководителю

Для принятия решения по существу изложенной просьбы заявление направляется руководителю организации или иному должностному лицу, имеющему право принимать решения о предоставлении отпусков.

Шаг 4Получаем заявление
с резолюцией руководителя

По общему правилу работодатель не обязан предоставлять отпуск в те даты, о которых просит работник. Использование отпуска не в соответствии с графиком отпусков возможно только по соглашению сторон трудового договора.

Работодатель обязан предоставить отпуск в те даты, о которых просит работник, в следующих случаях:
• отпуск предоставляется за первый год работы;
• работник имеет право использовать отпуск в удобное для него время или в связи с наступлением определенных законом обстоятельств.

В остальных случаях работодатель имеет право отказать в предоставлении отпуска в незапланированные даты. Тогда работник будет использовать отпуск согласно графику отпусков, поскольку этот документ обязателен как для работодателя, так и для работника.

В резолюции руководителя организации или иного уполномоченного должностного лица на заявлении определяется сотрудник, которому поручено оформить проект приказа о предоставлении отпуска.

Шаг 5Направляем
заявление в дело

После ознакомления сотрудника, ответственного за составление проекта приказа о предоставлении отпуска, с заявлением работника и резолюцией работодателя на заявлении проставляется отметка о направлении его в дело. Она включает слова «В дело», а также номер дела, где будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована работником, направляющим документ в дело.

Этап 2Издание приказа
о предоставлении
отпуска работнику

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в т. ч. приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма № Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (унифицированная форма № Т-6а).

Шаг 1Составляем проект приказа

В заголовочной части унифицированной формы № Т-6 указываются наименование организации - полное и сокращенное (если имеется) - и код по ОКПО.

Содержательная часть приказа содержит следующие сведения:
• фамилия, имя, отчество работника, табельный номер;
• наименование структурного подразделения и должность работника;
• период работы, за который предоставляется отпуск;
• продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в календарных днях;
• даты начала и окончания ежегодного основного оплачиваемого отпуска;
• вид и продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска в календарных днях;
• даты начала и окончания дополнительного оплачиваемого отпуска;
• суммарная продолжительность, даты начала и окончания отпуска, предоставляемого работнику.

Обратите внимание: если работнику предоставляются основной и дополнительный оплачиваемые отпуска, то в приказе должны быть заполнены строки А, Б и В. Если же работнику предоставляется только основной оплачиваемый отпуск, то заполняются строки А и В.

Шаг 2Подписываем
приказ

Шаг 3Регистрируем
приказ

Срок хранения приказа о предоставлении отпуска составляет 5 лет. Такие приказы регистрируются отдельно от приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет.

Соответствующий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на приказе.

Шаг 4Знакомим работника с приказом под роспись

С приказом о предоставлении отпуска работник должен быть ознакомлен под роспись.

Шаг 5Направляем приказ
в дело

Приказы по личному составу хранятся отдельно от приказов по основной деятельности. При этом приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, должны формироваться в отдельные дела. О направлении приказа о предоставлении отпуска в дело ставится отметка в левом нижнем углу приказа.

Этап 3Оформление записки-расчета
о предоставлении отпуска работнику

Часть 9 ст. 136 ТК РФ устанавливает, что оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска применяется унифицированная форма № Т-60. Лицевую сторону формы заполняет работник кадровой службы.

Шаг 1Заполняем лицевую сторону
записки-расчета

В заголовочной части унифицированной формы № Т-60 указываются наименование организации и код по ОКПО.

Содержательная часть записки-расчета содержит следующие сведения:
• фамилия, имя, отчество работника, табельный номер;
• наименование структурного подразделения и должность работника;
• период работы, за который предоставляется отпуск;
• продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в календарных днях;
• даты начала и окончания ежегодного основного оплачиваемого отпуска;
• вид и продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска, а также основание его предоставления;
• даты начала и окончания дополнительного оплачиваемого отпуска;
• суммарная продолжительность и даты начала и окончания отпуска, предоставляемого работнику.

Шаг 2 Подписываем
записку-расчет

Шаг 3Регистрируем
записку-расчет

Записка-расчет регистрируется в специальной учетной форме, в унифицированной форме № Т-60 проставляются регистрационный номер и дата составления документа.

Шаг 4Передаем записку-расчет
в бухгалтерию

Записка-расчет передается в бухгалтерию для расчета причитающихся работнику выплат. Работники бухгалтерии заполняют оборотную сторону записки-расчета и оформляют документ для хранения.

Этап 4Оформление табеля учета
рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. С этой целью применяется табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (унифицированная форма № Т-12) или табель учета рабочего времени при автоматизированной обработке учетных данных (унифицированная форма № Т-13).

В табеле выходные дни (еженедельный отпуск) отмечаются буквенным кодом «В», ежегодный основной оплачиваемый отпуск - «ОТ», ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск - «ОД». При отражении неявок на работу (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), учет которых ведется в днях, в верхней строке табеля в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Этап 5Оформление
личной карточки
работника

Учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику, ведется в разделе VIII «Отпуск» личной карточки работника (унифицированная форма № Т-2).

В этом разделе содержатся сведения:
• вид предоставленного работнику отпуска;
• период работы, за который был предоставлен отпуск;
• продолжительность отпуска в календарных днях;
• даты начала и окончания отпуска;
• основание (приказ о предоставлении отпуска).

Этап 6Заполнение графика отпусков

При составлении графика на следующий календарный год заполняются графы 1, 2, 3, 4, 5 и 6 унифицированной формы № Т-7. Графы 7, 8, 9 и 10 заполняются лицом, ответственным за ведение графика отпусков, в течение календарного года.

После предоставления работнику отпуска в графике должны быть зафиксированы фактические даты его использования.

Обратите внимание: когда фактическая и запланированная даты отпуска не совпадают, в графике отпусков необходимо сделать об этом отметку и указать реквизиты документов, в соответствии с которыми отпуск был предоставлен не по графику (приложение).