Какие документы оформляются при предоставлении отпуска. Инструкция по кадровому делопроизводству: предоставлен

Ранее было рассмотрено, как в специальном разделе Инструкции по кадровому делопроизводству могут закрепляться особенности создания, движения и хранения кадровых документов, оформляемых при временном переводе работника на другую работу. В этом номере журнала остановимся на способах закрепления в Инструкции работы с документами, создаваемыми при предоставлении отпуска.

В специальном разделе Инструкции закрепляются особенности создания, движения и хранения кадровых документов по отдельным кадровым функциям с учетом специфики деятельности, организационной структуры, численности работников кадровой службы и пр.

Так, в разделе «Особенности оформления документов по отдельным кадровым процедурам» выделяется подраздел «Отпуск» (приложение 1). При составлении текста Инструкции целесообразно указывать сроки составления отдельных документов и должности лиц, ответственных за их оформление. Сроки, не установленные нормативными актами, определяются по усмотрению работодателя.

В Табеле форм документов кадровой службы определяется необходимое и достаточное количество форм документов для предоставления отпуска, для продления или перенесения его на другой срок, для отзыва из отпуска, разделения его на части, замены части отпуска денежной компенсацией и др. (приложение 2).

В Альбом форм документов кадровой службы включаются унифицированные формы документов (в т. ч. формы, утвержденные самим работодателем), перечисленные в Табеле; например, типовая форма уведомления работника о времени начала отпуска, унифицированная форма приказа о предоставлении отпуска работнику (приложение 3).

В Сборник типовых и трафаретных текстов включаются типовые и трафаретные тексты следующих документов: предложения работнику о предоставлении неиспользованной части отпуска, докладной записки о необходимости перенесения отпуска работника на следующий рабочий год, предложения о разделении отпуска на части, приказа об отзыве работника из отпуска (приложение 4), других документов, создаваемых кадровой службой при предоставлении отпуска работнику.

Все действия, осуществляемые с документами при предоставлении отпусков работникам, фиксируются в Графике документооборота кадровой службы (приложение 5).

Приложение 1

Пример оформления Инструкции по кадровому делопроизводству

Приложение 2

Пример оформления Табеля форм документов кадровой службы